Già da diversi anni la PEC, posta elettronica certificata, è diventata uno strumento per inviare comunicazione con valore legale conosciuta non solo tra le aziende o i professionisti, ma anche tra i privati.
Negli ultimi tempi i cittadini si sono dotati di un indirizzo certificato per partecipare a concorsi pubblici, presentare reclami o semplicemente per inviare comunicazione con valore legale pari a quello della raccomandata.
Nonostante l’interesse tra i privati, aziende e professionisti usano la PEC come strumento di lavoro, come l’indirizzo email “classico”. Si è molto dibattuto su questo servizio e sull’utilità e per queste ragioni il Consiglio Nazionale dei commercialisti ha recentemente scritto una guida che spiega le buone pratiche per un corretto utilizzo della posta certificata e per far si che le proprie comunicazione siano valide ai fini di legge.
Vi riportiamo qui il vademecum con 10 semplici regole per un uso consapevole della PEC:
1) Accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”
2) Ricordarsi che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore
3) Verificare sempre che la propria casella di pec sia capiente
4) Non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati
5) Non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi PEC diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta
6) Sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via PEC alla pubblica
7) Allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec la stampa dell’atto notificato in formato pdf con firma digitale, le ricevute di accettazione e consegna completa della pec, il certificato di firma digitale del notificante, il certificato di firma del gestore di pec.
8) Adottare sistemi di conservazione a norma delle pec e degli allegati, evitando la Semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute
9) Ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le pec con allegati (sottoscritti con firma digitale); solo in tal modo si potrà mantenere il valore legale di scrittura privata anche degli allegati;
10) Comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo pec all’ordine di Appartenenza.
Molto importante, quindi, sono i temi conservazione degli allegati, delle mail, l’archiviazione e la validità della PEC scelta.
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